遠(yuǎn)程審核是指應(yīng)用信息和通信技術(shù)（ICT），在受審核活動的實際場所以外任何地點實施的審核。做好工程建設(shè)施工企業(yè)遠(yuǎn)程審核的前期策劃，對于信息化程度高且工作配合好的受審核方，遠(yuǎn)程審核完全可以達(dá)到現(xiàn)場審核相一致的效果。但遠(yuǎn)程審核畢竟是一個新生事物，在實施過程中可能會不斷遇到新的問題，這就需要我們不斷地識別關(guān)鍵技術(shù)問題，不斷持續(xù)改進(jìn)遠(yuǎn)程審核的手段及方法。本文以工程建設(shè)施工企業(yè)遠(yuǎn)程審核為例，對其遠(yuǎn)程審核前期需策劃的內(nèi)容及方法進(jìn)行了探討，通過周密的前期策劃，確保了遠(yuǎn)程審核的質(zhì)量及有效性。

 

[關(guān)鍵詞]：工程建設(shè)施工企業(yè)；在建項目；遠(yuǎn)程審核；前期策劃

 

遠(yuǎn)程審核策劃的重點

 

策劃是控制遠(yuǎn)程審核效果及質(zhì)量風(fēng)險有效方法之一。遠(yuǎn)程審核受審核方的配合非常重要，所以遠(yuǎn)程審核要事先溝通，策劃所花的時間要比去現(xiàn)場審核多得多。因此，做好遠(yuǎn)程審核前期策劃，對確保審核證據(jù)的符合性、遠(yuǎn)程審核的有效性，尤其重要。

在遠(yuǎn)程審核實施實施前，認(rèn)證審核人員可通過模擬測試等方式確定遠(yuǎn)程審核所需的基礎(chǔ)設(shè)施、運行環(huán)境等條件均已具備，與受審核方共同識別因敏感信息或保密場所審核受限可能造成的審核風(fēng)險，以及可能導(dǎo)致遠(yuǎn)程審核中斷的基礎(chǔ)設(shè)施與運行環(huán)境問題，并制定相應(yīng)預(yù)案。為此，工程建設(shè)施工企業(yè)遠(yuǎn)程審核，應(yīng)做好以下前期策劃工作。

 

1.遠(yuǎn)程審核資源要求的策劃

 

遠(yuǎn)程管理體系審核是指管理體系審核人員借助現(xiàn)代化的可視化技術(shù)和通訊技術(shù)對受審核方在異地實施的一種遠(yuǎn)程管理體系的審核方法。隨著信息技術(shù)和可視化技術(shù)的日益發(fā)展和完善，這種遠(yuǎn)程管理體系審核也正在認(rèn)證行業(yè)得到不斷的推廣和應(yīng)用。遠(yuǎn)程審核的效果跟信息通信技術(shù)直接相關(guān)，做好遠(yuǎn)程審核資源策劃，以增強(qiáng)遠(yuǎn)程審核的有效性和一致性。為此，審核組及受審核方需具備現(xiàn)代化的可視化技術(shù)和通訊技術(shù)的條件，具備相應(yīng)的人員。

 

遠(yuǎn)程審核之前，審核組長應(yīng)提前溝通受審核方是否具備現(xiàn)代化的可視化技術(shù)和通訊技術(shù)的條件，由受審核方相應(yīng)的專業(yè)技術(shù)人員事先搭建好遠(yuǎn)程審核平臺，確保此平臺溝通渠道暢通，信息數(shù)據(jù)、資料文件傳遞可靠。同時，利用綜合應(yīng)用現(xiàn)有的各項信息技術(shù)進(jìn)行資料的傳閱、驗證 。

 

遠(yuǎn)程審核需要針對活動過程中的實際發(fā)生環(huán)節(jié)審核，在應(yīng)用ICT技術(shù)進(jìn)行遠(yuǎn)程審核時，相對于實地的現(xiàn)場審核，難度相對較大。審核組為確保審核的精準(zhǔn)、真實、可靠，最大程度地還原現(xiàn)場，控制風(fēng)險。

 

2.遠(yuǎn)程審核組人員的策劃

審核員是實施遠(yuǎn)程審核的關(guān)鍵人員。審核員同樣應(yīng)意識到應(yīng)用信息與通信技術(shù)的風(fēng)險和機(jī)遇，以及應(yīng)用這些技術(shù)對信息收集有效性和客觀性的影響。參加遠(yuǎn)程審核的審核組成員，需掌握應(yīng)用信息和通信技術(shù)（ICT）實施遠(yuǎn)程審核的基本技能，熟練應(yīng)用騰訊會議、微信、QQ等工具。

 

3.遠(yuǎn)程審核受審核方人員的策劃

在遠(yuǎn)程審核之前，需受審核方填寫《“新型冠狀病毒感染的肺炎”疫情防控期間認(rèn)證客戶信息確認(rèn)表》和《認(rèn)證機(jī)構(gòu)應(yīng)用信息和通信技術(shù)（ICT）實施遠(yuǎn)程審核認(rèn)證客戶信息確認(rèn)表》等，確保實施遠(yuǎn)程時認(rèn)證客戶信息的準(zhǔn)確性。

 

4.遠(yuǎn)程審核首末次會議的策劃

遠(yuǎn)程審核的實施，可根據(jù)事先策劃好的遠(yuǎn)程審核計劃安排，應(yīng)用現(xiàn)有的ICT技術(shù)，在視頻中完成首末次會議及簽到確認(rèn)，審核過程中各事項的溝通、確認(rèn)以及查閱、驗證活動等。

 

5.遠(yuǎn)程審核在建項目基本情況的策劃

事實上，由于不能到現(xiàn)場，不能當(dāng)面交流，遠(yuǎn)程審核會在一定程度上增加對現(xiàn)場活動進(jìn)行完整觀察的難度，增加與受審核方溝通的工作量。為此，需要做好遠(yuǎn)程審核在建項目基本情況的策劃，在實施遠(yuǎn)程審核之前，對在建施工項目的基本情況進(jìn)行調(diào)研，給受審核方發(fā)放《XXXXXX在建施工項目基本情況遠(yuǎn)程審核調(diào)查一覽表》，對在建施工項目的主要工程資料進(jìn)行收集，避免因在建施工項目不符合要求導(dǎo)致遠(yuǎn)程審核無法實施的發(fā)生。

 

通過對以上在建工程施工項目基本情況遠(yuǎn)程審核的前期策劃，確保了該在建工程施工項目遠(yuǎn)程審核證據(jù)的符合性和遠(yuǎn)程審核的有效性。

 

XXXXXX在建施工項目基本情況遠(yuǎn)程審核調(diào)查一覽表

 

1	項目名稱	XX縣2021年XXXXXX片區(qū)高標(biāo)準(zhǔn)農(nóng)田建設(shè)項目			備注
2	工程地點	XX縣XXXXXX村
3	建設(shè)單位	XX縣人民政府XX街道辦事處
4	監(jiān)理單位	XX高科工程咨詢監(jiān)理有限公司
5	設(shè)計單位	XXXX科技有限公司
6	施工單位	XXXX建設(shè)工程有限公司
7	合同名稱	XX縣2021年XXXXXX片區(qū)高標(biāo)準(zhǔn)農(nóng)田建設(shè)項目工程施工合同	簽訂日期	2021.12.01
8	中標(biāo)通知書	有
9	開工報告	有
10	工程內(nèi)容	該水利工程為高標(biāo)準(zhǔn)農(nóng)田建設(shè)項目，主要包括農(nóng)田水利溝渠、田間道路施工等。
11	承包范圍	本標(biāo)段施工范圍（具體詳見施工圖）。
12	承包方式	總承包
13	計劃開工日期	2021 年 12 月 15 日
14	計劃竣工日期	2022 年 04 月 15 日
15	施工組織設(shè)計	有
16	施工進(jìn)度	30%
17	施工情況	該水利工程為高標(biāo)準(zhǔn)農(nóng)田建設(shè)項目，主要施工項目為新建200m³水池4座，輸水管道共長7.591km；溝渠9條，尺寸為40cm×40cm，長4612m；田間道路共規(guī)劃9條，長度共6581m。已完成田間道路平整路面3405m,輸水管道已完成2046m，新建水池1座的施工。目前，正在進(jìn)行剩余輸水管道、溝渠、田間道路以及第二座新建水池的施工。相關(guān)負(fù)責(zé)人介紹，因疫情防控原因，影響了施工進(jìn)度。
18	項目部人員組成及資格證書	略（因含個人隱私）
19	主要施工設(shè)備情況	挖機(jī)機(jī)、罐車、水車、壓路機(jī)、雙橋車及單橋車、攪拌機(jī)、柴油發(fā)電機(jī)、汽油發(fā)電機(jī)、電焊機(jī)、空壓機(jī)、鋼筋彎曲機(jī)、切割機(jī)、振搗器、全站儀、水平儀、鋼卷尺、滾碼器、木模等。			含監(jiān)視測量設(shè)備管控。
20	施工過程控制資料	有
21	其它

 

6.遠(yuǎn)程審核案卷的策劃

遠(yuǎn)程審核的案卷內(nèi)容不同于現(xiàn)場審核，需對工程建設(shè)施工企業(yè)的基礎(chǔ)設(shè)施、工作環(huán)境、組織知識、在建施工項目現(xiàn)場施工照片及視頻等，收集其相關(guān)的電子掃描記錄、照片、影音錄像等，構(gòu)成遠(yuǎn)程審核案卷的必不可少的內(nèi)容，待疫情結(jié)束后，可作為現(xiàn)場審核復(fù)核的依據(jù)。

 

遠(yuǎn)程審核效果分析及改進(jìn)建議

 

1.效果分析

開展工程建設(shè)施工企業(yè)的遠(yuǎn)程審核需對其效果進(jìn)行分析，有利于持續(xù)改進(jìn)遠(yuǎn)程審核的充分性、適宜性與有效性。通過2021年對20余家工程建設(shè)施工企業(yè)的遠(yuǎn)程審核，可得出以下效果分析結(jié)論：

 

實施遠(yuǎn)程審核有利方面：一是減少了現(xiàn)場審核不必要的人際交流和移動，能夠增強(qiáng)有效審核時間；二是遠(yuǎn)程審核對審核體系文件和記錄的策劃及調(diào)閱的要求高，有利于提高審核員工作質(zhì)量；三是遠(yuǎn)程審核要求提供施工過程管控視頻，有助于審核員更詳細(xì)了解關(guān)鍵施工過程的細(xì)節(jié)，能夠發(fā)現(xiàn)容易忽視的問題；遠(yuǎn)程審核活動有跡可循，具有較強(qiáng)的可追溯性，方便認(rèn)證機(jī)構(gòu)的監(jiān)督。

 

實施遠(yuǎn)程審核不利方面：一是文件和視頻在傳遞過程以及后期處理存在泄密風(fēng)險；二是遠(yuǎn)程審核的資料查閱耗時長，效率低；三是受手機(jī)視頻范圍限制，現(xiàn)場審核容易觀察到的問題，遠(yuǎn)程審核對存在的問題不易發(fā)現(xiàn)；四是對施工人員能力的考核方式受到限制，面對面溝通觀察無法實現(xiàn)。

 

遠(yuǎn)程審核結(jié)束后，審核組需對本次遠(yuǎn)程審核的有效性進(jìn)行綜合評價與分析，并將評價結(jié)論體現(xiàn)在審核報告之中，以便評卷老師審核與評定。

 

2.改進(jìn)建議

通過對工程建設(shè)施工企業(yè)遠(yuǎn)程審核的前期策劃研究，提出以下改進(jìn)建議：

 

一是當(dāng)受審核方對其電子版文件和記錄、照片、影音錄像及遠(yuǎn)程在建施工項目現(xiàn)場有保密要求時，應(yīng)提前告知審核組。涉及保密及隱私的文件應(yīng)對文件加密后再發(fā)送，選擇有安全保障的資料網(wǎng)盤及視頻會議資源。

 

二是在整理遠(yuǎn)程審核不符合項時，應(yīng)進(jìn)行充分的準(zhǔn)備和策劃。與受審核方溝通不符合溝通確認(rèn)資料提供的方式及視頻會議平臺，商定好審核時每一環(huán)節(jié)使用的信息通信技術(shù)，并明確遠(yuǎn)程審核期間需要留證保存的電子版文件、電子掃描記錄、照片、影音錄像等資料。

 

三是受審核方應(yīng)該安排專人負(fù)責(zé)拍攝視頻，當(dāng)受審核方實際情況不適合進(jìn)行實時視頻時，如網(wǎng)絡(luò)問題，應(yīng)根據(jù)與審核員事先商定的錄制要求進(jìn)行現(xiàn)場視頻預(yù)錄制。

 

綜上所述，遠(yuǎn)程管理體系審核不僅具有重要的現(xiàn)實意義，而且作為一種伴隨著數(shù)字化技術(shù)快速發(fā)展而產(chǎn)生的審核技術(shù)方法，一定會得到認(rèn)證行業(yè)的普遍認(rèn)同和應(yīng)用。遠(yuǎn)程審核同樣適合于PDCA循環(huán)過程控制。工程建設(shè)施工企業(yè)遠(yuǎn)程審核結(jié)束后，審核組應(yīng)及時進(jìn)行總結(jié)遠(yuǎn)程審核過程中存在的問題，如：首末次視頻會議因通訊信號質(zhì)量不佳導(dǎo)致的會議時間過長、受審核方有關(guān)人員因某些客觀原因不能按期參加、提供的電子掃描記錄、照片、影音錄像等資料不符合要求、遠(yuǎn)程審核員能力不足等等。剖析產(chǎn)生問題的原因，作為下次遠(yuǎn)程審核持續(xù)改進(jìn)的輸入問題。

 

結(jié)語

認(rèn)證機(jī)構(gòu)實踐運用遠(yuǎn)程審核方法，極大緩解了管理體系現(xiàn)場審核工作的壓力，維持了認(rèn)證證書的有效性。認(rèn)證機(jī)構(gòu)和遠(yuǎn)程審核項目組應(yīng)發(fā)揮優(yōu)勢，正視不足，采取有效措施來減少遠(yuǎn)程審核的風(fēng)險，確保遠(yuǎn)程審核達(dá)到預(yù)期目標(biāo)。這一創(chuàng)新型遠(yuǎn)程審核方法必將會在認(rèn)證審核過程中發(fā)揮著越來越重要的作用，從而促進(jìn)認(rèn)證行業(yè)健康而可持續(xù)地向前發(fā)展。因此，正確把握遠(yuǎn)程審核要求和其他要求確定的內(nèi)容及方法，對于認(rèn)證機(jī)構(gòu)不斷開拓市場、提升產(chǎn)品和服務(wù)質(zhì)量、提高認(rèn)證機(jī)構(gòu)的經(jīng)濟(jì)效益具有重要的意義。

 

本文刊登于2023年1月《中國認(rèn)證認(rèn)可》雜志上